Masalahnya, buat yang baru masuk dunia warehouse, istilah tersebut kadang terdengar seperti bahasa khusus yang harus dihafalkan. Padahal kalau dijelaskan menggunakan contoh sederhana, konsepnya cukup mudah dipahami.
Misalnya, kenapa barang yang datang lebih dulu perlu dikeluarkan lebih dulu? Kenapa produk yang tanggal kedaluwarsanya lebih dekat justru harus diprioritaskan? Lalu, apakah WMS termasuk metode pengeluaran barang seperti FIFO dan FEFO?
Nah, di sinilah Mimin akan membahasnya.
Di artikel ini kita tidak hanya membahas kepanjangannya. Mimin juga akan mengajak kamu memahami cara kerja FIFO, FEFO, LIFO, dan WMS, contoh penerapannya di gudang, perbedaan masing-masing, posisi mana yang biasanya berhubungan dengan istilah tersebut, sampai hal yang perlu kamu pahami kalau menemukan istilah ini dalam lowongan kerja.
Catatan penting: FIFO, FEFO, dan LIFO merupakan istilah yang berkaitan dengan cara menentukan urutan stok atau pengeluaran barang. Sementara WMS (Warehouse Management System) adalah sistem/perangkat lunak yang membantu perusahaan mengelola aktivitas gudang. Jadi, WMS bukan "metode" yang posisinya sejajar dengan FIFO, FEFO, atau LIFO.
FIFO, FEFO, LIFO, dan WMS Itu Apa?
Sebelum masuk ke contoh yang lebih jauh, kita bedakan dulu keempat istilah tersebut.
| Istilah | Kepanjangan | Sederhananya |
|---|---|---|
| FIFO | First In, First Out | Barang yang masuk lebih dulu diprioritaskan keluar lebih dulu. |
| FEFO | First Expiry, First Out | Barang dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat diprioritaskan keluar lebih dulu. |
| LIFO | Last In, First Out | Barang yang masuk terakhir diprioritaskan keluar lebih dulu. |
| WMS | Warehouse Management System | Sistem yang membantu mengelola dan mengontrol aktivitas gudang. |
Dalam sistem warehouse modern, aturan seperti FIFO, LIFO, dan FEFO bahkan dapat digunakan sebagai dasar pengalokasian stok untuk proses picking. Oracle Warehouse Management, misalnya, menyediakan metode alokasi berdasarkan tanggal masuk untuk FIFO/LIFO dan tanggal kedaluwarsa untuk FEFO.
1. FIFO Itu Apa?
FIFO adalah singkatan dari First In, First Out.
Secara sederhana, FIFO berarti barang yang masuk lebih dulu diprioritaskan untuk dikeluarkan lebih dulu.
Konsepnya cukup mudah. Bayangkan gudang menerima produk yang sama dalam beberapa kali pengiriman:
| Tanggal Masuk | Jumlah | Urutan FIFO |
|---|---|---|
| 1 September | 100 unit | Keluar lebih dulu |
| 5 September | 100 unit | Setelah stok 1 September |
| 10 September | 100 unit | Setelah stok 5 September |
Jadi kalau hari ini ada permintaan 120 unit, secara konsep FIFO stok dari tanggal 1 September akan diprioritaskan terlebih dahulu, kemudian kekurangannya diambil dari stok tanggal 5 September.
Dalam sistem warehouse, FIFO dapat digunakan sebagai aturan untuk menentukan stok atau lot mana yang dialokasikan terlebih dahulu. Dokumentasi Oracle WMS menjelaskan FIFO sebagai alokasi berdasarkan urutan waktu pembuatan/masuk inventori.
Contoh FIFO dalam pekerjaan warehouse
Misalnya kamu bekerja sebagai Picker di gudang distributor. Kamu mendapatkan instruksi mengambil produk A sebanyak 50 karton.
Di lokasi gudang terdapat:
- Produk A batch lama: masuk 1 September.
- Produk A batch berikutnya: masuk 8 September.
- Produk A batch terbaru: masuk 15 September.
Jika perusahaan menerapkan FIFO untuk produk tersebut, kamu tidak asal mengambil karton yang paling dekat dengan posisi kamu. Kamu perlu mengikuti aturan picking yang ditetapkan perusahaan agar stok yang lebih dulu masuk dapat diprioritaskan.
💡TIPS MIMIN: Kalau kamu melamar sebagai Picker atau Warehouse Staff, jangan hanya menghafal "FIFO = First In First Out". Pahami juga bahwa FIFO berkaitan dengan urutan stok berdasarkan waktu masuk. Dalam pekerjaan nyata, kamu tetap mengikuti sistem, lokasi, label, barcode, batch, dan instruksi picking yang digunakan perusahaan.
2. FEFO Itu Apa?
FEFO adalah singkatan dari First Expiry, First Out.
Berbeda dengan FIFO yang melihat urutan masuk, FEFO memprioritaskan barang berdasarkan tanggal kedaluwarsa. Barang yang masa simpannya akan habis lebih dulu diprioritaskan untuk dikeluarkan lebih dulu.
Konsep ini sangat penting ketika gudang menangani barang yang mempunyai tanggal kedaluwarsa atau masa simpan tertentu.
Contoh FEFO yang mudah dipahami
Misalnya terdapat tiga batch produk yang sama:
| Batch | Tanggal Masuk | Expired | Prioritas FEFO |
|---|---|---|---|
| A | 1 September | 30 November | 1 |
| B | 28 Agustus | 15 Desember | 2 |
| C | 25 Agustus | 20 Januari | 3 |
Perhatikan hal menarik di sini.
Batch C masuk lebih dulu dibanding batch A, tetapi jika perusahaan menggunakan FEFO, batch A dapat menjadi prioritas karena tanggal kedaluwarsanya lebih dekat.
Jadi, barang yang masuk lebih dulu belum tentu keluar lebih dulu ketika sistem yang digunakan adalah FEFO.
Dokumentasi Oracle WMS menjelaskan FEFO sebagai pengalokasian inventory berdasarkan tanggal prioritas/expiry date, sehingga inventory dengan tanggal kedaluwarsa lebih awal diprioritaskan.
3. LIFO Itu Apa?
LIFO merupakan singkatan dari Last In, First Out.
Artinya, barang yang masuk terakhir diprioritaskan untuk keluar lebih dulu.
Kalau FIFO bergerak dari stok yang lebih lama menuju stok yang lebih baru, LIFO justru menggunakan urutan sebaliknya.
| Stok | Tanggal Masuk | Jika LIFO |
|---|---|---|
| Stok A | 1 September | Keluar setelah stok terbaru |
| Stok B | 5 September | Prioritas kedua |
| Stok C | 10 September | Keluar lebih dulu |
Oracle Warehouse Management juga menyediakan LIFO sebagai metode alokasi berdasarkan urutan waktu inventori, tetapi penggunaan metode tersebut tetap bergantung pada aturan operasional dan karakteristik barang yang dikelola perusahaan.
Jangan langsung menyimpulkan bahwa semua gudang harus menggunakan FIFO. Metode pengelolaan atau alokasi stok ditentukan berdasarkan kebutuhan operasional, karakteristik barang, aturan perusahaan, serta sistem yang digunakan. Karena itu, ketika kamu bekerja di gudang, ikuti SOP dan instruksi sistem perusahaan.
4. WMS Itu Apa?
Nah, sekarang kita masuk ke istilah yang sering membuat fresh graduate salah memahami konsep.
WMS adalah singkatan dari Warehouse Management System.
WMS merupakan sistem yang digunakan untuk membantu perusahaan mengelola dan mengontrol aktivitas gudang, mulai dari barang masuk hingga barang keluar.
Oracle mendefinisikan WMS sebagai sistem komputer yang digunakan untuk mengelola inventory dalam distribution center, dari proses receiving sampai shipment.
Artinya, WMS bukan sekadar aplikasi untuk melihat jumlah stok.
Dalam implementasinya, sistem warehouse dapat berhubungan dengan berbagai proses seperti:
- penerimaan barang atau receiving,
- penempatan barang atau putaway,
- pencatatan lokasi penyimpanan,
- pengelolaan inventory,
- alokasi stok untuk pesanan,
- picking,
- packing,
- hingga proses pengiriman.
Dalam WMS, inventory juga dapat memiliki informasi seperti item, quantity, lokasi, status, dan proses yang sedang dijalankan.
Apakah WMS Sama dengan FIFO, FEFO, dan LIFO?
Tidak sama.
Ini salah satu bagian yang menurut Mimin penting banget kamu pahami.
FIFO, FEFO, dan LIFO dapat digunakan sebagai aturan atau metode untuk menentukan urutan stok yang diprioritaskan. Sementara WMS adalah sistem yang dapat membantu menjalankan, mencatat, dan mengontrol proses warehouse.
Dalam sistem WMS tertentu, perusahaan bahkan dapat mengatur metode alokasi seperti FIFO, FEFO, dan LIFO. Oracle WMS, misalnya, menyediakan pilihan metode tersebut untuk proses allocation/picking.
Supaya lebih gampang:
| Konsep | Perannya | Contoh Pertanyaan |
|---|---|---|
| FIFO | Urutan berdasarkan barang yang masuk lebih dulu. | Barang mana yang masuk paling dulu? |
| FEFO | Urutan berdasarkan expiry date. | Barang mana yang expired lebih dulu? |
| LIFO | Urutan berdasarkan barang yang masuk terakhir. | Barang mana yang paling baru masuk? |
| WMS | Sistem untuk mengelola dan mengontrol proses warehouse. | Di mana stok berada, berapa jumlahnya, dan bagaimana prosesnya? |
FIFO vs FEFO vs LIFO: Apa Perbedaan Utamanya?
Kalau kamu hanya menghafalkan kepanjangan, kamu mungkin masih bisa tertukar. Karena itu, coba lihat dari dasar yang digunakan untuk menentukan prioritas.
| Metode | Dasar Prioritas | Yang Didahulukan | Hal yang Perlu Diingat |
|---|---|---|---|
| FIFO | Waktu masuk | Barang yang masuk lebih dulu | Fokus pada urutan masuk |
| FEFO | Tanggal kedaluwarsa | Barang yang expired lebih dulu | Tidak selalu sama dengan barang yang masuk lebih dulu |
| LIFO | Waktu masuk | Barang yang masuk terakhir | Urutannya kebalikan FIFO |
Contoh Sederhana Biar Kamu Tidak Tertukar
Misalnya ada tiga stok produk:
- Stok A: masuk 1 September, expired 1 Desember.
- Stok B: masuk 5 September, expired 15 November.
- Stok C: masuk 10 September, expired 30 Desember.
Kalau menggunakan FIFO, urutannya berdasarkan tanggal masuk:
A → B → C
Kalau menggunakan FEFO, urutannya berdasarkan tanggal expired:
B → A → C
Kalau menggunakan LIFO, urutannya berdasarkan barang yang masuk terakhir:
C → B → A
Nah, dari contoh tersebut terlihat jelas bahwa satu stok bisa memiliki urutan berbeda tergantung metode yang digunakan.
Kenapa FIFO dan FEFO Penting di Gudang?
Pengaturan urutan stok bukan sekadar teori yang dipelajari saat training.
Di lapangan, pengelolaan stok yang baik membantu perusahaan mengontrol inventory dan menjaga agar barang dialokasikan sesuai aturan yang ditetapkan.
Untuk barang yang memiliki expiry date, FEFO menjadi sangat relevan karena prioritas ditentukan berdasarkan tanggal kedaluwarsa. Sistem warehouse juga dapat menggunakan aturan FEFO untuk mengarahkan proses picking.
Sementara untuk barang tertentu yang tidak menggunakan expiry date sebagai dasar prioritas, perusahaan dapat menggunakan FIFO atau metode lain sesuai kebutuhan operasional.
Jadi jangan berpikir bahwa satu metode pasti cocok untuk semua jenis barang. Karakteristik produk dan aturan perusahaan tetap menjadi faktor penting.
Kalau Kerja di Warehouse, Apakah Wajib Hafal FIFO, FEFO, LIFO?
Kamu tidak perlu panik kalau baru mendengar istilah ini.
Yang jauh lebih penting adalah memahami logikanya.
Kalau kamu bekerja sebagai Warehouse Staff, Picker, Checker, atau posisi sejenis, perusahaan biasanya akan memberikan SOP dan training mengenai proses kerja yang digunakan.
Namun, memiliki pemahaman dasar sebelum masuk kerja tentu menjadi nilai tambah karena kamu tidak memulai dari nol.
Minimal kamu harus bisa menjawab:
- FIFO berarti apa?
- FEFO melihat apa?
- LIFO kebalikan dari metode apa?
- WMS digunakan untuk apa?
- Kenapa expiry date penting dalam pengelolaan stok?
- Apa hubungan sistem WMS dengan proses picking?
Posisi Kerja yang Berhubungan dengan FIFO, FEFO, dan WMS
Istilah tersebut dapat muncul dalam berbagai pekerjaan warehouse dan supply chain. Namun, seberapa sering kamu menggunakannya akan bergantung pada posisi dan sistem perusahaan.
| Posisi | Keterkaitannya |
|---|---|
| Warehouse Staff | Menjalankan aktivitas penyimpanan, pengambilan, dan pengelolaan barang sesuai SOP. |
| Picker | Mengambil barang berdasarkan instruksi picking dan prioritas stok yang ditetapkan. |
| Checker | Memeriksa kesesuaian barang, jumlah, dokumen, atau proses sesuai tanggung jawab perusahaan. |
| Admin Warehouse | Berkaitan dengan pencatatan, data inventory, dokumen, dan penggunaan sistem sesuai kebutuhan operasional. |
| Inventory Control | Lebih dekat dengan pengendalian dan pemantauan inventory serta ketepatan data stok. |
| Warehouse Supervisor | Mengawasi aktivitas warehouse, termasuk kepatuhan terhadap proses dan target operasional. |
Catatan: pembagian tugas tiap posisi tidak selalu sama di semua perusahaan. Karena itu, ketika membaca lowongan, tetap prioritaskan job description yang diberikan perusahaan.
Skill Apa yang Sebaiknya Dipelajari Fresh Graduate?
Kalau kamu belum punya pengalaman kerja, jangan merasa bahwa kamu harus langsung menguasai software warehouse tingkat lanjut.
Mulailah dari kemampuan yang paling relevan dengan pekerjaan.
| Skill | Kenapa Berguna? |
|---|---|
| FIFO & FEFO | Membantu memahami dasar rotasi dan prioritas stok. |
| Stock Opname | Membantu memahami proses pengecekan kesesuaian stok fisik dan data. |
| Microsoft Excel | Berguna untuk pengolahan dan pencatatan data, terutama pada posisi administratif. |
| Barcode & Scanner | Membantu memahami proses identifikasi dan pencatatan barang secara digital. |
| Warehouse Management System | Memberikan pemahaman tentang bagaimana sistem digunakan untuk mengelola aktivitas gudang. |
| Ketelitian | Penting karena pekerjaan warehouse banyak berhubungan dengan item, quantity, lokasi, dan data. |
| Fisik & disiplin kerja | Dapat relevan untuk pekerjaan warehouse yang melibatkan aktivitas operasional dan mengikuti SOP. |
Apakah WMS Harus Dikuasai Sebelum Melamar?
Tidak selalu.
Persyaratan tiap perusahaan berbeda. Ada lowongan yang hanya meminta pengalaman warehouse, kemampuan menggunakan komputer, atau kemampuan mengoperasikan sistem tertentu. Ada pula perusahaan yang secara spesifik mencantumkan pengalaman menggunakan WMS.
Kalau kamu fresh graduate dan belum pernah menggunakan WMS, jangan menulis bahwa kamu "mahir WMS" hanya karena pernah membaca teorinya.
Lebih aman membedakan antara pengetahuan dan pengalaman menggunakan sistem.
Bagaimana Menjawab Pertanyaan Interview Tentang FIFO dan FEFO?
Kalau interviewer bertanya, "Apa yang kamu pahami tentang FIFO dan FEFO?", kamu tidak perlu memberikan jawaban panjang.
Jawaban sederhananya bisa seperti ini:
"FIFO atau First In First Out adalah metode yang memprioritaskan barang yang masuk lebih dulu untuk dikeluarkan lebih dulu. Sedangkan FEFO atau First Expiry First Out memprioritaskan barang yang tanggal kedaluwarsanya lebih dekat. Jadi dasar penentuannya berbeda, FIFO berdasarkan urutan masuk sedangkan FEFO berdasarkan expiry date."
Kalau kemudian ditanya mengenai WMS, kamu bisa menjelaskan bahwa WMS merupakan sistem yang digunakan untuk membantu mengelola dan mengontrol aktivitas warehouse, termasuk inventory dan proses dari penerimaan sampai pengiriman, tergantung implementasi sistemnya.
Jawaban seperti ini lebih baik daripada sekadar menghafalkan kepanjangan karena menunjukkan bahwa kamu memahami konsepnya.
Kesalahan Fresh Graduate Saat Belajar FIFO, FEFO, LIFO, dan WMS
Ada beberapa kesalahan yang sebaiknya kamu hindari.
1. Menganggap FIFO dan FEFO itu sama
Padahal dasar prioritasnya berbeda. FIFO melihat waktu masuk, sedangkan FEFO melihat tanggal kedaluwarsa.
2. Menganggap WMS adalah metode rotasi stok
WMS merupakan sistem. Di dalam sistem tersebut perusahaan dapat menerapkan berbagai aturan dan proses warehouse, termasuk metode alokasi tertentu.
3. Menganggap semua barang harus menggunakan FEFO
FEFO berkaitan erat dengan barang yang mempunyai expiry date atau tanggal prioritas. Penggunaan metode tetap mengikuti karakteristik barang dan aturan operasional perusahaan.
4. Menghafalkan istilah tanpa memahami contoh
Ini yang paling sering membuat bingung saat interview. Daripada menghafal definisi panjang, lebih baik kamu memahami satu contoh sederhana dan bisa menjelaskannya dengan bahasa sendiri.
5. Menulis skill yang sebenarnya belum dikuasai di CV
Kalau baru memahami teori WMS, jangan mengklaim sudah berpengalaman menggunakan WMS. Kejujuran jauh lebih aman ketika nanti kemampuan tersebut diuji saat interview atau bekerja.
Kalau Mau Berkarier di Warehouse, Mulai Belajar dari Mana?
Kalau kamu benar-benar ingin masuk ke dunia warehouse, Mimin menyarankan jangan berhenti di FIFO dan FEFO saja.
Coba pelajari secara bertahap:
- Dasar warehouse dan fungsi gudang.
- Receiving dan pemeriksaan barang.
- Putaway dan lokasi penyimpanan.
- FIFO, FEFO, dan konsep inventory rotation.
- Picking dan packing.
- Stock opname dan inventory accuracy.
- Barcode, scanner, SKU, batch, dan expiry date.
- Dasar Excel untuk pengolahan data.
- Konsep Warehouse Management System.
- Keselamatan kerja dan kepatuhan terhadap SOP.
Dengan urutan seperti ini, kamu tidak hanya hafal istilah, tetapi mulai memahami alur barang sejak datang ke gudang sampai akhirnya dikirim.
Kesimpulan
Kalau disederhanakan, FIFO, FEFO, dan LIFO membahas bagaimana menentukan urutan barang yang diprioritaskan, sedangkan WMS merupakan sistem yang membantu perusahaan mengelola aktivitas warehouse.
FIFO berarti barang yang masuk lebih dulu diprioritaskan keluar lebih dulu. FEFO memprioritaskan barang dengan tanggal kedaluwarsa lebih dekat. Sementara LIFO memprioritaskan barang yang masuk terakhir.
Di sisi lain, WMS dapat membantu perusahaan mengelola inventory, lokasi, receiving, putaway, allocation, picking, dan proses warehouse lainnya sesuai konfigurasi sistem yang digunakan.
Buat kamu yang sedang mengincar pekerjaan sebagai Warehouse Staff, Admin Warehouse, Picker, Checker, Inventory Control atau posisi sejenis, memahami istilah-istilah ini tentu bisa menjadi bekal yang berguna.
Tapi ingat, jangan hanya mengejar hafalan. Coba pahami logikanya. Ketika kamu sudah mengerti mengapa barang tertentu harus diprioritaskan dan bagaimana sistem membantu mengaturnya, istilah FIFO, FEFO, LIFO, maupun WMS akan terasa jauh lebih mudah.
TIPS MIMIN: Kalau kamu fresh graduate dan ingin masuk warehouse, kamu tidak harus menunggu sampai punya pengalaman untuk mulai belajar. Pahami dasar inventory, FIFO/FEFO, stock opname, Excel, barcode, dan alur warehouse. Lalu saat membaca lowongan, lihat job description dan kualifikasinya, bukan hanya nama posisi.
FAQ Seputar FIFO, FEFO, LIFO, dan WMS
1. Apa kepanjangan FIFO?
FIFO adalah First In, First Out, yaitu konsep yang memprioritaskan barang yang masuk lebih dulu untuk dikeluarkan lebih dulu.
2. Apa kepanjangan FEFO?
FEFO adalah First Expiry, First Out, yaitu konsep yang memprioritaskan barang dengan tanggal kedaluwarsa lebih dekat untuk dikeluarkan lebih dulu.
3. Apa kepanjangan LIFO?
LIFO adalah Last In, First Out, yaitu konsep yang memprioritaskan barang yang masuk terakhir untuk dikeluarkan lebih dulu.
4. Apa kepanjangan WMS?
WMS adalah Warehouse Management System, yaitu sistem yang digunakan untuk membantu mengelola dan mengontrol aktivitas warehouse.
5. Apa perbedaan FIFO dan FEFO?
FIFO menentukan prioritas berdasarkan urutan barang masuk, sedangkan FEFO menentukan prioritas berdasarkan tanggal kedaluwarsa.
6. Apakah WMS sama dengan FIFO?
Tidak. FIFO merupakan metode/aturan penentuan urutan stok, sedangkan WMS merupakan sistem yang dapat digunakan untuk mengelola berbagai proses warehouse dan menerapkan aturan alokasi tertentu.
7. Apakah fresh graduate bisa bekerja di warehouse?
Bisa, tergantung persyaratan perusahaan. Beberapa lowongan membuka kesempatan bagi kandidat tanpa pengalaman, sementara posisi tertentu meminta pengalaman sebelumnya. Karena itu, selalu periksa kualifikasi pada lowongan yang kamu incar.
8. Apakah FIFO dan FEFO penting untuk Warehouse Staff?
Pengetahuan dasarnya cukup penting karena membantu kamu memahami bagaimana stok dapat diprioritaskan. Namun, penerapan sebenarnya tetap mengikuti SOP, sistem, dan aturan perusahaan tempat kamu bekerja.
9. Apakah WMS harus dikuasai fresh graduate?
Tidak selalu. Persyaratan berbeda-beda. Kalau perusahaan meminta pengalaman WMS, tentu kemampuan tersebut menjadi lebih penting. Kalau belum pernah menggunakannya, jangan mengklaim berpengalaman. Kamu bisa mulai dengan memahami konsep dasar WMS dan inventory.
Sumber & Referensi
- Oracle Warehouse Management – Allocation Methods
- Oracle Warehouse Management – Definitions
- Oracle Warehouse Management – Inventory
- Oracle Warehouse Management – Picking Rules
- IBM Documentation – Inventory Costs
- Indeed – First-In, First-Out (FIFO)
Disclaimer: Penerapan FIFO, FEFO, LIFO, WMS, pembagian tugas, serta prosedur warehouse dapat berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Artikel ini memberikan pemahaman umum berdasarkan konsep pengelolaan inventory dan dokumentasi sistem warehouse. Untuk pekerjaan tertentu, selalu ikuti SOP dan instruksi resmi perusahaan.
0 Komentar